Построение и оптимизация бизнес-процессов

Что это и зачем нужно?

Базовой целью любого бизнеса является прибыль.
Таким образом бизнес - это механизм зарабатывания денег, а в основе любого механизма лежат технологии и алгоритмы. В бизнесе такими технологиями являются бизнес-процессы, которые в свою очередь являются стандартизированными цепочками операций, выполнение которых приводит к созданию добавленной стоимости.

Построение и оптимизация бизнес-процессов необходимы, если у компании

Низкая управляемость бизнесом и высокие (избыточные) издержки + "лишний" персонал
Частые срывы клиентских заказов, внутренние сбои в компании

Высокая зависимость компании от отдельно взятых сотрудников, при этом ответственность постоянно размывается
Проблемы с взаимозаменяемостью, высокая текучесть кадров и низкая исполнительная дисциплина

Многие участки в компании имеют фактически непрозрачную структуру, неэффективные внутренние коммуникации
Стоит задача подготовить бизнес к тиражированию (созданию системы филиалов, франчайзинговой сети)

Этапы построения и оптимизации бизнес-процессов

Описание бизнес-процессов в режиме реального времени AS-IS или "как есть"

На данном этапе полностью воспроизводятся все операции и связи между ними в соответствии с тем как они фактически выполняются в компании.
В ходе воспроизведения специалисты собирают и исследуют следующую информацию:

•перечень и порядок выполнения всех операций;
•лица, выполняющие операции, принимающие участие в них, а также отвечающие за выполнение процесса;
•лица, имеющие полномочия ставить задачи;
•применяемые методы контроля выполнения операций;
•статистика возникающих операционных сбоев (ошибок) и причин их возникновения;
•фактически применяемые внутренние и внешние нормы, правила и внутрикорпоративные документы

Анализ описанных бизнес-процессов и выработка решений оптимизации

После воспроизведения фактической модели бизнес-процессов выявляются операционные несоответствия и "узкие места", делающие фактическую модель менее эффективной нежели она могла бы быть. Далее, по отношению к каждому выявленному несоответствию или "узкому месту" вырабатываются оптимизационные решения

Разработка оптимизированной модели бизнес-процессов в том виде, в котором она будет внедряться в практику компании (MUST BE)

Оптимизированная модель включает в себя:

•декомпозированные графические схемы бизнес-процессов + текстовые комментарии;
•операционные стандарты компании;
•функциональные (должностные, рабочие) инструкции;
•организационную структуру компании;
•показатели измерения эффективности (KPI) работы каждого процесса / сотрудника;
•формы и стандарты отчетности;
•документация, регламентирующая процессы

Разработка плана внедрения оптимизированной модели (плана изменений)

После разработки оптимизированной модели ее нужно внедрить, именно в этом случае компания получит реальную полезность от построения и оптимизации бизнес-процессов.
При этом, внедрение - это достаточно сложный проект, который может не завершиться из-за плохого или отсутствующего планирования.
Поэтому перед внедрением специалисты совместно с руководством компании разрабатывают детальный план действий.

Внедрение оптимизированной модели бизнес-процессов

Внедрение - это завершающий и самый главный этап проекта, на котором мы:

•обучаем сотрудников оптимизированным бизнес-процессам;

•совместно с сотрудниками выполняем операции внедряемых бизнес-процессов;

•наблюдаем за ходом внедренных бизнес-процессов и корректируем действия сотрудников компании;

•обучаем сотрудников инструментам, необходимым для выполнения бизнес-процессов;

•выполняем кадровые перестановки, в т.ч. увольнение "лишних" сотрудников и поиск необходимых;

•запускаем систему измерения показателей эффективности бизнес-процессов;

•автоматизируем операции, подлежащие автоматизации

Построение бизнес-процессов способно принести компании следующие результаты